Créer un cabinet d’avocats : les points à prendre en compte

Votre cabinet d'avocats sert à la fois de lieu d'accueil pour vos clients et d'espace de travail quotidien pour vous et votre équipe. Le mobilier et l'équipement de vos bureaux sont votre carte de visite. Un environnement de qualité a un impact très positif sur votre image de professionnel et sur votre propre cadre de travail.

3 bonnes raisons de changer l'apparence de votre cabinet d'avocats

• Leurs bureaux sont quelque peu vétustes et ne sont plus au goût du jour.
• Ils emménagent dans de nouveaux locaux pour leur cabinet d'avocats.
• Ils reprennent un cabinet d'avocats existant et ont des idées différentes en matière de conception et de fonctionnalité.

11 conseils pour créer un cabinet d'avocats comme un pro

L'aménagement de votre cabinet d'avocats implique de nombreuses décisions. Votre mobilier doit être durable et toujours donner une impression impeccable. L'atmosphère doit être accueillante et professionnelle. Les différents espaces de travail doivent être ergonomiques et conformes aux exigences de sécurité relatives aux données sensibles. Dans cet article, nous vous proposons des conseils pour un aménagement réussi de votre cabinet d'avocats. Bonne lecture !

Créer un cabinet d'avocats – Les conseils et astuces les plus importants :

Conseil 1 : Donnez une impression professionnelle

La première impression est cruciale. Ne laissez planer aucun doute quant à votre professionnalisme et votre fiabilité. La propreté, l'ordre, la qualité et l'esthétique de vos locaux reflètent votre personnalité auprès de vos clients et employés, et par conséquent, la qualité perçue de votre travail en tant qu'avocat, conseiller fiscal ou auditeur.

• Quelle image souhaitez-vous véhiculer auprès de vos clients ?
  La décoration de votre bureau laissera une impression durable sur vos clients. Tirez-en parti.
• Dans quel type d'environnement vous sentez-vous le plus à l'aise ?
  Tenez également compte de vos propres besoins, car vous passerez la majeure partie de votre temps à votre bureau.

Conseil n°2 : Choisissez vos meubles en pensant à l’avenir.

Votre espace de bureau doit offrir une impression d'harmonie et un environnement de travail à la fois élégant et fonctionnel. Des surfaces faciles à nettoyer et des rangements fermés contribuent à un aspect soigné. Votre bureau sera ainsi organisé, fonctionnel, et à la fois agréable et élégant.

Les systèmes de mobilier modulaires comme FLEXCUBE offrent l'avantage incomparable de l'adaptabilité. Ils s'ajustent en permanence aux besoins évolutifs de votre cabinet d'avocats. Faciles à reconfigurer, ils permettent le remplacement aisé de panneaux ou de plans de travail individuels. Cette solution est durable, économique et garantit une apparence impeccable même après de nombreuses années.

Les systèmes de mobilier modulaire offrent d'innombrables possibilités pour les armoires, les étagères , les buffets , les vaisseliers et les comptoirs, permettant une configuration personnalisée en termes de fonctionnalité et de couleur. Un mobilier classique et intemporel reflète à la fois le bon goût et le professionnalisme de vos clients.

Conseil n° 3 : Aménagez l’entrée pour qu’elle soit accueillante.

L'entrée est le premier point de contact physique avec votre cabinet d'avocats. Malheureusement, elle est souvent négligée lors de la conception des locaux. Une enseigne bien visible, même de loin, est essentielle. Idéalement, elle devrait indiquer l'emplacement exact des bureaux dans l'immeuble. Des jardinières devant les bureaux apporteront une touche de gaieté à l'entrée.

Conseil 4 : L’espace d’accueil comme point de contact central

Vos clients doivent se sentir chaleureusement accueillis dès leur arrivée, même s'ils doivent patienter un peu avant votre rendez-vous. Prévoyez donc un espace d'accueil central, près de l'entrée. De là, tout ce qui se passe dans votre cabinet sera facilement visible.

La protection des données et la discrétion doivent être scrupuleusement respectées dès la phase de planification. Un comptoir d'accueil avec une étagère surélevée garantit la discrétion. Le bureau situé derrière, ainsi que les documents et l'écran qui s'y trouvent, restent ainsi invisibles aux visiteurs. Idéalement, le comptoir d'accueil devrait être placé contre un mur du fond.

Conseil n° 5 : Créez un espace d’attente discret

Prévoyez soigneusement un endroit où vos clients pourront patienter si vous arrivez un peu en avance à votre rendez-vous. Il peut s'agir d'un coin salon confortable dans la salle d'attente ou d'une pièce séparée. Dans les grands cabinets d'avocats, une salle d'attente séparée est généralement recommandée pour des raisons de discrétion. Prévoyez également une petite table pour les boissons. Faites en sorte que l'attente soit agréable.
Par exemple, des décorations sous forme de tableaux muraux qui racontent l'histoire du lieu ou du cabinet d'avocats conviennent parfaitement à cet usage.

Conseil n° 6 : Comment aménager astucieusement des espaces de bureau

Aménagement du bureau du PDG

À quel point le bureau d'un avocat ou d'un conseiller fiscal peut-il ou doit-il être luxueux ? Votre bureau de direction est le cœur prestigieux de votre cabinet. C'est ici que se prennent les décisions et que se développent les relations d'affaires. Votre professionnalisme et votre intégrité doivent transparaître dans votre mobilier.

Le bureau d'un avocat expérimenté doit être bien équipé et meublé avec goût. Il comprend notamment un grand bureau , une chaise de bureau ergonomique et un caisson mobile offrant un espace de rangement fermé et spacieux pour ranger discrètement tous les documents de travail.
Pour les réunions, veuillez prévoir, dans la mesure du possible, une table de conférence séparée et des chaises confortables pour les visiteurs. Si, par manque de place, vos clients doivent s'asseoir devant votre bureau, veuillez vous assurer qu'aucun équipement ne gêne la visibilité. Un bureau en L peut permettre de créer un espace dédié aux réunions.

Mettre en place un secrétariat

Vos employés de bureau ont besoin d'un environnement de travail adapté à leurs besoins et conforme à la réglementation en vigueur. Un bureau, une chaise et un système de classement ergonomiques sont essentiels. Votre secrétaire gérant les tâches administratives, cela inclut également des espaces comme la salle de courrier, l'imprimante, les archives et la salle de pause.

Conseil n° 7 : Le bureau idéal

Un bureau doit mesurer au moins 160 cm de long et 80 cm de profondeur. Ces dimensions offrent suffisamment d'espace pour un poste de travail informatique et pour ranger des documents. Pour les bureaux individuels, on privilégiera des bureaux de 180 cm ou 200 cm de long.

Puisqu'une position assise prolongée à un bureau est néfaste pour la santé, privilégiez un bureau ergonomique et réglable en hauteur . Les bureaux réglables offrent un confort optimal. Assurez-vous également qu'ils disposent de solutions de gestion des câbles suffisantes.

Choisissez un modèle avec rangements intégrés ou complétez votre bureau avec un classeur. Ainsi, tous vos objets essentiels seront toujours à portée de main et votre bureau restera bien rangé.

Un bureau en L est une bonne option s'il y a un besoin d'espace particulièrement important ou s'il faut intégrer un espace pour les visiteurs.

Conseil n° 8 : Choisir la bonne chaise de bureau

Le choix d'un bon fauteuil de bureau et son réglage précis sont essentiels pour une ergonomie optimale au travail. Un réglage individuel optimal repose sur l'adaptation du fauteuil à la taille et à la morphologie de l'utilisateur. La hauteur et la profondeur de l'assise doivent être réglables, de même que son inclinaison.
Vous êtes correctement assis lorsque vos hanches, vos genoux et vos chevilles forment un angle approximativement droit. Il doit y avoir un espace de trois à quatre doigts entre le bord avant du siège et le bas de votre jambe, tandis que votre bassin repose contre le dossier. Si votre chaise est équipée d'un mécanisme d'inclinaison , vous pouvez incliner le siège vers l'avant. Cela inclinera légèrement votre bassin vers l'avant, ce qui est bénéfique pour votre colonne vertébrale.

Conseil n°9 : Les classeurs adaptés

En choisissant judicieusement votre mobilier, vous facilitez le rangement et donnez du style et une touche personnelle à vos pièces. Un espace de rangement insuffisant donne rapidement à un bureau une impression de désordre et de manque de professionnalisme. Il en va de même pour les rangements ouverts. C'est pourquoi nous recommandons les rangements fermés . Les vitrines et les rangements ouverts ne sont recommandés que si vous souhaitez mettre en valeur certains objets.

Un large éventail de fonctionnalités vous permet de composer le mobilier parfait :

• Les commandes disparaissent derrière des volets ou des portes.
• Les dossiers suspendus constituent une solution optimale pour organiser un grand nombre de dossiers.
• Les tiroirs permettent de ranger de nombreux petits objets.
• Les vitrines protègent les objets exposés de la saleté et de la poussière.
• Le stockage ouvert permet un accès rapide
• Des compartiments et des armoires verrouillables assurent la protection des données sensibles.

Meubles de rangement hauts ou bas ?

Les meubles de rangement hauts utilisent le volume en mètres cubes (m³) plutôt qu'en mètres carrés (m²). Les armoires et étagères hautes sont idéales pour les petits bureaux ou les archives. Privilégiez une qualité élevée et une capacité de charge importante. Les armoires et étagères doivent être stables pour supporter le poids des dossiers. Cela permet d'optimiser l'espace et de ranger de nombreux objets. Les meubles de rangement hauts peuvent également servir de cloisons. Par exemple, l'imprimante et ses accessoires, le fax, les boîtes aux lettres, etc., peuvent être dissimulés derrière un meuble élégant, sans avoir à construire de mur. Les buffets et consoles basses apportent une touche chaleureuse et conviviale à l'espace de travail.

Les systèmes de mobilier modulaires – une solution d’avenir

Les systèmes de mobilier modulaires offrent une flexibilité exceptionnelle. Ils s'adaptent à tout moment aux nouveaux besoins et se reconfigurent à volonté : hauteur, longueur. Les compartiments ouverts peuvent être complétés par des portes, des abattants ou des tiroirs. Le remplacement d'éléments individuels évite de devoir jeter des meubles entiers et tout recommencer.

La qualité et la durabilité sont des atouts précieux sur le long terme. À mesure que votre entreprise évolue, le mobilier modulaire vous permettra d'optimiser vos nouveaux espaces de manière durable et sans effort. Parmi les marques suisses réputées, citons FLEXCUBE et USM .

Conseil n° 10 : Option de service : Aménagement de bureau

De nombreux facteurs sont à prendre en compte lors de l'aménagement d'un bureau . Quelle superficie lui donner ? Quel agencement convient le mieux à votre équipe ? Comment optimiser votre espace ? Notre guide est là pour vous accompagner. Vous y trouverez toutes les informations nécessaires pour concevoir et aménager votre bureau. Vous pouvez également nous confier cette tâche gratuitement et sans engagement.

Conseil 11 : Option de service : Financement

Surtout lors du lancement d'une nouvelle entreprise, le budget consacré à un mobilier de qualité peut rapidement atteindre ses limites. Le mobilier d'occasion peut alors être une solution. Mais est-il vraiment satisfaisant de commencer par un compromis ? Des conditions spécifiques aux PME, le leasing, la location ou des options de financement peuvent constituer une alternative économique. Il est judicieux de comparer différentes offres et, par exemple, de profiter des conditions spéciales PME proposées par FLEXCUBE .

Conclusion

Nous espérons que nos conseils vous ont été utiles. Pour toute question ou pour en savoir plus sur l'aménagement de bureaux, n'hésitez pas à nous contacter. Nous serons ravis de vous aider à créer l'espace de travail idéal pour votre entreprise, gratuitement et sans engagement. Merci !

Questions et réponses sur l'aménagement d'un bureau

Où faut-il placer le bureau ?

L'espace de travail doit bénéficier d'un éclairage naturel suffisant. Idéalement, le bureau devrait être placé à angle droit par rapport à la fenêtre. Vous devriez être face à la pièce, et non à un mur, et ne pas avoir de porte derrière vous.

N'oubliez pas que l'alimentation électrique, le réseau et la ligne téléphonique sont disponibles à l'emplacement d'installation. Veillez à organiser et dissimuler au maximum les câbles du PC, des écrans, du téléphone et des autres périphériques à l'aide de goulottes.

Quel type de plan de travail doit avoir un bureau ?

Choisissez une surface qui évite les reflets ; évitez les tables en verre. Les surfaces à faible réflexion comprennent, par exemple, les placages en bois véritable ou les revêtements en mélamine.

Quelles sont les caractéristiques d'une chaise de bureau particulièrement performante ?

Un fauteuil de bureau ou de direction haut de gamme se distingue par son confort exceptionnel. Tout fauteuil de bureau devrait être réglable en hauteur et en profondeur d'assise pour s'adapter à chaque utilisateur. Pour un fauteuil particulièrement performant, privilégiez un modèle doté d'un mécanisme synchrone, d'accoudoirs réglables et d'un soutien lombaire. Il devrait également être conçu pour supporter une utilisation prolongée de plus de huit heures, période durant laquelle les douleurs dorsales sont particulièrement importantes. Un appui-tête contribue par ailleurs à minimiser les tensions cervicales.

Un espace de conversation dédié au bureau est-il utile ?

Il est courant de voir des chaises visiteurs aux bureaux. Dans un cabinet d'avocats, il est préférable de prévoir un espace distinct pour les réunions avec les clients.

De quelles options de dépôt un cabinet d'avocats a-t-il besoin ?

Un cabinet d'avocats nécessite du matériel de base, comme des étagères pour la documentation juridique et un système de classement sécurisé. Choisissez des armoires de classement verrouillables pour les classeurs ou les dossiers suspendus afin de garantir la sécurité des données personnelles de vos clients. Lors de l'installation des armoires, veillez à ce qu'elles s'ouvrent facilement et ne gênent pas la circulation. Fixez les armoires hautes au mur pour éviter qu'elles ne basculent.

Assurez-vous d'avoir suffisamment d'espace de rangement à votre bureau pour que toutes vos fournitures soient bien rangées et facilement accessibles. Par exemple, utilisez un caisson de bureau si votre bureau n'a pas de rangement intégré.

Prévoyez un vestiaire pour les visiteurs près de la réception. Une petite kitchenette complétera votre cabinet d'avocats.

Quelle est la différence entre Flexcube et USM Haller ?

Les meubles Flexcube et USM Haller se distinguent visuellement par leurs éléments de connexion. Le connecteur USM Haller classique comporte des trous taraudés, tandis que le cube en acier inoxydable Flexcube est entièrement fermé. Pour plus d'informations, consultez la FAQ : https://flexcube.ch/faq

Comment créer une ambiance agréable au bureau ?

Un bon éclairage général est essentiel. Combinez différentes sources lumineuses. L'éclairage direct, comme les lampes de travail et les lampes de bureau, fournit une lumière ciblée pour des tâches spécifiques. L'éclairage indirect, comme les plafonniers, diffuse une lumière douce qui réduit l'éblouissement et la fatigue oculaire.

Les plantes apportent couleur et vie à n'importe quelle pièce et jouent un rôle important dans l'amélioration de la qualité de l'air intérieur. Elles peuvent également contribuer à réduire le niveau sonore.

Que signifie l'ergonomie au travail ?

L'ergonomie au travail vise à préserver la santé des employés. Alterner fréquemment les positions assise et debout permet de prévenir les douleurs et les tensions au niveau du dos et de la nuque. À cet effet, il est recommandé de fournir un bureau réglable en hauteur et un siège de bureau ergonomique.

Souhaitez-vous en savoir plus sur l'ergonomie au travail ?

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Quel équipement technique est nécessaire ?

L'équipement technique des cabinets d'avocats est en constante évolution. Les ordinateurs et les portables remplacent en grande partie les télécopieurs et les imprimantes. La plupart des documents et mémoires juridiques sont désormais transmis par voie électronique. Une connexion internet stable et rapide est donc indispensable.

Un système téléphonique moderne, des licences pour les applications bureautiques, un logiciel de comptabilité et un logiciel juridique spécialisé pour la gestion des rendez-vous et des échéances constituent la base nécessaire. Un logiciel de reconnaissance vocale peut automatiser la dictée de manière quasi complète.